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档案管理员岗位职责
档案管理员岗位职责篇1一、文件材料的收集管理
1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。
二、归档范围
1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工的个人档案、劳动合同、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
三、归档要求
1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。
四、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。
4、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
5、结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
五、档案的利用
1、公司档案借阅。
2、档案借阅的最长期限为一周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。
3、公司档案只有公司内部人员可以复制,复制者都要填写《机密文件复制单》,报主管人员批准后,方可复制。其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准;受控文档的借阅要由总经理签字批准。
4、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追究当事人责任。
5、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经总经理批准才能摘抄或复制。
6、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
7、不准转借,必须专人专用。
8、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
六、档案销毁管理
1、对已失效的档案,由档案管理员登记造册,经相关领导共同鉴定,报总经理批准后,按规定销毁。
2、经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。
3、销毁文件必须在指定地点进行,并指派专人监销,文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。
档案管理员岗位职责篇21、协助物业经理负责小区物业客服部的全面指导、监督工作;
2、负责物业档案的整理归档工作;
3、负责水电费及物业费用的收取工作;
4、负责部门员工的培训及考核工作;
5、负责与业主的回访及客户进行沟通协调工作;
档案管理员岗位职责篇31、协助大物业经理对所辖区域内的大物业项目运营管理工作,确保符合公司的制度和标准;
2、审核供应商的预工程、保安、保洁、客服、绿化等各项工作计划,及时掌握各项工作的进度;
3、检查落实各项工作的开展情况,及时纠正不合格现象,控制日常工作质量;
4、配合行政部门、IT部门、EA部门、租赁部门、项目部,负责所属区域的物业管理对接,装修改造、搬家协助、设施设备管理沟通工作等;
5、负责支持协助10000平米以下的装修及改造工作;
6、对所属区域范围的空间使用进行管理;
7、监督供应商的工作,并对供应商的服务进行绩效考核,对供应商的费用进行复核;
8、对大物业项目各类运营数据进行有效的管理及分析;
9、对用户各类需求提供迅速的响应及解决;
10、跟所服务范围内的用户有良好的沟通;
11、负责起草部门的OA、请款、会议纪要等文案类工作及物业档案管理工作;
12、政府相关部门和公用部门(水电气)外联对接工作。
档案管理员岗位职责篇41、集团不动产物业专项维修或改建工程项目管理;
2、集团各办事处装修工程的项目管理;
3、协同市场部制定办事处形象标准手册;
4、参与并评审装修工程方面的设计交底和图纸会审、报价审核工作,包括实地测算工程量;
5、审核施工单位编制的施工组织设计,并结合项目的实际情况,审核工程施工总进度计划和设备材料计划;
6、验收隐蔽工序,重点部位、关键工序、特殊工序施工时进行旁站监督,保证施工质量;
7、按照施工验收规范和质量检验评定标准,进行质量检验评定工作并督促施工单位相关竣工资料汇集;
8、参与审查工程竣工验收工作;
档案管理员岗位职责篇51、负责整理物业资料,做好物业档案的管理;
2、负责公司服务热线电话的值守,并收集掌握热线电话的所有记录,记录报修情况和服务质量;
3、负责来信、来访、投诉等处理工作,及时做好回复、跟踪、检查工作
4、负责客户满意度调查工作,做好关于客户满意度调查的各种数据的统计分析工作;
5、对辖区内外的公共设施、消防设施、环境卫生、广告宣传海报进行监督管理;
6、执行公司的各项管理规章制度。
7、协助物业主管进行各项检查,撰写检查报告。
档案管理员岗位职责篇6机关档案管理员岗位职责
1、努力学习,热爱本职,认真钻研档案业务,不断提高业务管理能力。
2、搞好本局各类档案的收集、整理、鉴定、统计工作,主动协助领导和各科室正确利用档案,适时提出存毁意见。
3、负责档案的查阅、借阅、函调和保管工作,收集、汇编档案利用效果。
4、熟悉本局室藏档案,编制必要的检索工具和专题资料,积极提供利用。做好平时信息反馈的记载和利用效果典型事例的收集、整理、汇编工作。
5、加强政治责任心,严格执行保密制度,搞好库房管理,经常做到“八防”(防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫),严防失、泄密。
6、在调动工作或离局十天以上委托他人代理时,认真办好移交手续后方能离开岗位。
档案管理员岗位职责篇71.负责公司档案资料管理,重点抓好工程档案的完善及管理并及时整理归档。
2.重点做好文件档案的电子录入工作。
3.负责公司图书管理制度的制定及图书借阅保管。
4.负责公司报刊、杂志等资料的预订及管理。
5.完成领导临时交办的工作。
档案管理员岗位职责篇81、接听业户、业户或客户的电话,解答有关的问题或疑问,并做好记录.负责办理业户有关的证件工作(业户证、居住证、临时居住证、停车证)。
2、热情接待业主、用户和来访客人,对业主、用户的投诉要耐心解释和及时处理件件落实,并做到登记记录,定期整理存档工作。
3、认真做好回访工作,虚心接受用户的批评与建议,不断改进工作,提高服务质量。
4、熟悉辖区楼宇的结构、楼座排列、单元户数、管道线路的走向、各种设备开关的位置、了解住户、业主的数量、家庭成员等基本情况。
5、每天不定时巡查辖区范围内楼宇状况、公共设施等,发现不正常情况及时处理并做好记录需要,其他部门配合处理,及时呈报工作联系,并抓好落实监督。
6、配合工程部制定辖区的楼宇土建保养计划,做好辖区业主交楼验收和二次装修申请表、施工监督和验收工作。
7、受理业户的报修、有偿服务安排执行、完成情况跟进等工作。
8、负责业户入住的相关手续办理及其单元的遗留工程问题跟进。接受业户对项目情况及售后服务相关情况的咨询及解答。
9、办理业主邮寄包裹的暂存及发放工作。
10、负责物业管理费、水费、停车费等各项费用的收缴工作。
11、负责小区的物业档案、业主档案的保管和统计,并且严守工作机密。
12、负责小区的公共钥匙、未入住单位的钥匙、业户托管钥匙、施工钥匙等的管理工作。
13、完成公司、上级领导交办的其他任务。
档案管理员岗位职责篇9学校档案管理员岗位职责
1、负责收集整理学校人事档案、工资档案、综合档案、图片资料等档案材料。
2、负责学校大事记、重大活动资料、规章制度及信息的收集、整理工作。
3、负责档案资料的分类编号、目录索引、保密保管工作。
4、负责档案的登记,查阅等各项工作,查阅档案资料必须经过有关领导批准,不得随意查阅、更不得将有关资料带走。
5、督促各部室将活动资料及时归档,防止出现档案资料空缺。
6、保持档案资料的清洁卫生和档案工具的维修工作。
7、完成领导交办的其他工作。
档案管理员岗位职责篇10公司档案管理员岗位职责
1.负责公司所需标准、规范、专业书籍的采购、收集。
2.按资料、档案管理要求,对公司技术资料、检测报告、原始记录等文件分类、归档、登记、造册、统计、查阅、管理工作。
3.负责文件、资料、档案的发放、回收和借阅登记。
4.负责定时查询标准、规范的更新、替换情况,及时申请采购、更新。
5.负责资料档案室良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防虫、防霉变、防污染和防有害生物等安全措施。
6.严格执行文件、资料、档案保密制度,对密级文件、资料均应按规定进行登记、管理。未经允许不得随意外借、复印及向其他人泄露档案内容。
7.负责对文件、资料、档案进行鉴定,提出处理过期文件、资料、档案的建议。
8.负责办理过期资料的回收、销毁。
档案管理员岗位职责篇111、制定档案管理制度与年度工作计划,落实公司档案室日常管理工作;
2、做好文史、科技档案的收集、造册、归档、查询等工作;
3、其他行政管理事务。
档案管理员岗位职责篇12职责:
1、负责收集、整理、保管公司档案;积极开展档案的提供利用工作;
2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识,掌握归档的基本方法,保证档案质量。
3、负责公司内部文件的流程管控,及时提交相关部门审阅、签批。
4、协助行政专员进行公司办公用品和固定资产的管理及盘点
任职资格
1、性别不限;
2、行政管理等相关大专以上学历;
3、有档案管理员资格证优先;4、3年以上档案管理工作经验;
5、熟练使用办公软件、办公设备。
档案管理员岗位职责篇131.负责各类档案的接收、整理、归档、发放、查阅,配合公司各项系统的上线、更新;
2.对各部门档案管理情况进行监督和归口管理;
3.负责项目印章的管理以及各类证照的办理和年检;
4.负责定期向政府申报、填写项目季报、月报;
5.负责跟踪监督项目计划的编制、执行情况,确保公司计划完成率达标;
档案管理员岗位职责篇14职责:
1、协助医院各相关部门对档案管理制度、标准、流程体系的建立或优化与改进。
2、负责医院顾客术前、术后照的拍摄及存档工作。
3、负责顾客的病例档案的收集、整理、鉴定、登记统计、归档、保存等工作
4、做好档案电子信息化的管理工作,确保各项档案管理台账的完整性,配合医院各相关部门做好公司归档文件的利用工作。
5、做好档案管理的日常清洁工作,保持档案室空气流通,做好防潮、防火、防虫、防盗工作。
6、严格执行有关档案查阅、调阅制度和手续,填写档案利用记录
7、领导交办的其他事项。
任职要求:
1、大专及以上学历,临床、护理或者档案管理等相关专业,熟悉档案管理的流程优先考虑;
2、具有保密意识和能力,具有较强的学习能力;
3、工作认真、细致,有条理性;
档案管理员岗位职责篇151、分类整理所有文件,扫描相应文件并作对应登记。根据要求对文件进行调取或返还并做好相应记录
2、上传数据至指定路径
3、拆分快递包裹,对包裹信息进行相应登记。对需要寄送的文件进行分类装包
4、与客户进行邮件沟通并反馈
5、解答现场客户提出的问题
6、领导交代的其他事情
档案管理员岗位职责篇161、负责管理公司各个部门产生的档案和材料,包括文件材料的接收、整理、排序、标号、存放及档案室日常管理工作;
2、建立和完善档案管理的相关流程制度;
3、根据档案工作管理办法,负责组织完成档案的扫描、编制、保管、统计和使用工作;
4、开展档案的借阅工作,及时登记,做好安全保密工作。
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